为通过SmartBuyPlus购买的物品或服务支付发票, 必须创建数量或成本收据. 两者的区别解释如下:
- 数量的收据 -一般适用于采购订单用于购买办公用品等实物物品, 设备, 等.
- 费用收据 -当采购订单的基础是美元金额时使用. Examples include not-to-exceed POs for local food vendors (the PO is based on a dollar amount); POs for services such as consulting, 执行, 等.; airfare; POs that will be paid using multiple payments.
填写收据须知:
- 找到您正在收到的采购订单(PO). 您可以从主页右上角用户名旁边的下拉菜单中查找最近的POs, 选择“我最近完成的采购订单”,或者点击屏幕右上角的放大镜图标,通过PO号进行搜索.
- 从搜索结果列表中, 这将打开一个屏幕,显示采购订单信息. 从屏幕右上方“文档操作”下的下拉菜单中选择“创建数量收据”(或“创建成本收据”).
收据页分为两部分. 顶部是“标题信息”,底部是“收据行”.不过,您可以忽略大部分“标题信息” 在财政年度结束或开始时创建收据时,您必须在“收到的日期项目”字段中输入实际收到项目的正确日期.
发票数量
“线路详细信息”部分是您指示已收到哪些项目的地方. 创建新收据时, 每个项目的“数量”字段将自动默认为PO中的金额(如果您已经部分收到订单,则为尚未收到的金额)。.
接收场景:
收到完整订单 -只需输入收货日期(见上文),然后按屏幕右下角的“完成”按钮. 所有其他值将默认为正确的金额.
收到部分订单 -编辑“数量”字段的每一行,只有部分收到. 如果没有收到任何数量的行,请单击“Actions”列下的“Remove line”按钮. 点击屏幕右下角的“完成”按钮. 当收到剩余的项目时, 按照上面的说明创建一个额外的成本收据.
返回物品 -您要退回的物品需要同时“收到”和“退回”,,点击要返回的物品的Actions栏下的“Receive and Return”按钮即可完成. 当你点击按钮, 它将为项目创建另一行,因此您将有一行显示您收到的数字,另一行显示您返回的数量. 在每行输入适当的数量,然后点击屏幕右下角的“完成”按钮. 请注意 -如果您要永久返回物品(例如, 如果您不希望更换损坏的物品),您还应该填写“更改订单”表格,要求修改订单以反映新的订单, 较低的, 数量-这将释放在Banner的负担金额.
成本收入
在屏幕底部的“线路详细信息”部分, 您应该在“成本”列中看到相关采购订单中的行以及与该行相关的美元金额. 如果您收到的成本与收据上显示的成本不同, 将成本金额更改为等于您希望接收的成本. 当你完成后,点击蓝色的“完成”按钮.
您还可以查看有关此主题的简短视频教程.
也可以参考修改和删除收据.
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